En janvier 2016, j’ai rejoint une nouvelle équipe qui a décidé, en même temps que mon arrivée, de s’organiser en agilité et plus particulièrement en Scrum. L’équipe se constitue de 3 développeurs et d’un product owner. Personne n’ayant vraiment fait d’agilité, l’équipe a essayé de mettre en place tant bien que mal ce système…
On a donc commencé sans Stand Up Meeting (SUM), avec des plannings pokers mal organisés, des rétrospectives ne respectant aucun format (nous avions pris le template de Confluence pour le remplir), des stories manquant de précision, … Avec le recul, je pense que nous avons voulu trop faire d’un coup.
- Nous aurions peut-être dû commencer par organiser des rétrospectives respectant le format standard, organiser nos SUM puis nos User Story.
- On aurait aussi dû suivre une formation: nous sommes partis du principe que nous avions tous les mêmes connaissances sur l’agilité, ce qui n’était clairement pas le cas: notre PO a découvert ce principe avec nous. Nous l’avons laissé se débrouiller seul, alors que nous aurions dû l’accompagner.
Bref, cette expérience a été une catastrophe.
Mais l’équipe a persisté et a ignoré/masqué ses problèmes, ou peut-être n’avait-elle juste pas envie de les voir… Et le projet prenant du retard, nous avons eu besoin de recruter un nouveau développeur! Un développeur ayant une connaissance beaucoup plus approfondie que nous tous sur l’agilité et surtout, ayant eu des expériences avec des équipes où l’agilité a été mise en place en respectant les standards. Ce petit nouveau étant parmis nous, il a fait ce que nous n’avions pas compris: il a voulu remettre l’équipe dans les règles de l’art de l’agilité. Il a donc commencé par les rétrospectives.
WAOUH! Une vraie rétrospective est tellement plus agréable.
- AVANT: Nous étions TOUS assis autour d’une table avec une feuille et un stylo (dessin, manque de concentration, …) / APRES: Nous sommes maintenant assis en rond avec le Paperboard au milieu.
- AVANT: Chacun avait son cahier / APRES: Aucun cahier, uniquement des post-its.
- AVANT: Uniquement un orateur pour animer le scrum / APRES: Tout le monde se lève pour expliquer sa vision.
- AVANT: Toujours le même format / APRES: Un format différent à chaque rétrospective.
Les dernières rétrospectives ont mis en avant quelques chose d’alarmant : l’équipe s’est rendue compte qu’elle n’était pas prête pour l’agilité SCRUM, qu’il n’y avait pas de réel esprit d’équipe, que la mise en place des Pull Request était fortement dédommageante pour l’équipe, pour sa bonne entente, et qu’il manquait un leader. Aujourd’hui, l’équipe est totalement dissoute, la moitié des développeurs sont partis. La mise en place de ces rétrospectives a été pour moi une fantastique expèrience et elle a pu mettre au grand jour des démons qui ont été trop longtemps ignorés.
Une rétrospective, comment?
Mais alors, comment mettre en place une véritable rétrospective dans les règles de l’art?
Tout d’abord, il faut la planifier, de manière récurrente, dans l’agenda et dans l’esprit de chacun. Chacun doit être disponible (pas de téléphone, pas d’autre réunion, …). C’est un véritable cérémonial qu’il est nécessaire de respecter! Ensuite, il faut la préparer. Une rétrospective doit avoir un but pour faire ressortir des éléments que le ScrumMaster juge important (c’est donc, pour moi, une bonne idée de changer le ScrumMaster à chaque sprint). Enfin, Il faut un plan, un scénario, des post-its, des stylos, des chaises, … Le plus dur étant le plan, voici un magnifique outil pour vous aider:
Alors? J’ai découvert ce site grâce au développeur qui nous a rejoint et sincèrement, MERCI! Avec ce site, le plan et l’organisation d’une rétrospective est un véritable jeu d’enfant. Il faut juste trouver la bonne combinaison, dessiner et mettre en place sa rétrospective.
Lors de la rétrospective que j’ai pu organiser, nous avons commencé par une météo. Chaque participant écrit sur un post-it son prénom puis vient le placer sur le Paperboard en expliquant pourquoi. Remarquez la présence du petit bateau pour amener à la suite. 5min de réflexion, 1 min de parole par personne pour expliquer sa météo.
Le deuxième tableau est un bateau avec ce qui nous pousse (le vent), ce qui nous freine (l’ancre) et nos objectifs (l’île). Chacun va réfléchir pendant 5/10min à l’ensemble de ses post-its et ira les placer, à tour de rôle sur le bateau. On essayera à chaque fois de rassembler les mêmes thèmes et de faire ressortir les sujets récurrents.
La fée est le 3ème tableau: chacun, pendant 3/4min, va prendre un temps pour soi et imaginer sa réponse à la question suivante: “Si une fée était capable de résoudre un voeu dans l’équipe, qu’est-ce qui changerait une fois le voeu réalisé? Comment le savez-vous?”. Ce voeu et cette réflexion peuvent être partagés… ou pas.
Le dernier tableau est une descente au fond de la mer pour trouver une étoile de mer. L’idée est ici de dégager des actions d’améliorations (l’objectif de la rétrospective). L’étoile de mer se constitue de cinq branches avec “Arrêter”, “Moins de”, “Plus de”, “A commencer”, “A continuer”. Chacun, pendant 5min, va écrire les actions qu’il souhaite mettre en place ET qui sont réalisables dans le sprint suivant (2 semaines, 3 semaines, 1 mois, …). Il ira les coller sur le tableau et pourra les expliquer.
Soit une action ou deux actions ressortent, dans ce cas l’équipe a fini sa rétrospective, soit il faut une étape supplémentaire: Chacun dispose de 5 points, à répartir parmi les tâches. Les tâches ayant le plus de points seront celles que l’équipe devra réaliser.
En fin de rétrospective, on peut refaire un tour des participants pour que chacun donne son ressenti, brièvement.